Verkkokaupan tietosuojaseloste
Voimassa 01.09.2019 alkaen
1. Rekisterin yleiset tiedot
Rekisterin nimi on Apteekki kotona asiakasrekisteri (myöhemmin "Verkkokaupan asiakasrekisteri")
Säkylän Apteekki
Sanna Mäntynen
2370089-4
Palomiehentie 10, 27800 Säkylä
2. Yhteydenotto
Sanna Mäntynen
Palomiehentie 10, 27800 Säkylä
02 2387 9050
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön.
Tietoja käsitellään asiakkaan ja apteekin väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan nimenomaiseen erilliseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.
Henkilötietoja käytetään:
- Asiakkuuden ylläpitämiseen
- Tilaustausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
- Apteekin toiminnan, asiakaspalvelun ja palveluiden kehittämiseen
- Asiakaskokemuksen parantamiseen
- Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
- Kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
- Väärinkäytösten estämiseen
4. Yhteenveto Rekisterin tietosisällöstä
Verkkokaupan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- Etunimi ja Sukunimi
- Syntymäpäivä
- Henkilötunnus
- Osoitetiedot
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Palveluun tunnistautuneena tekemiesi tilausten tilaushistoria (mm. tuotetiedot, tilausten statukset, lähetetyt sähköpostiviestit, tilausta koskevien maksujen viitetiedot, valitut toimitustavat ja -paikat, IP-osoite)
- Tieto asiakastilille sisäänkirjautuneena antamistasi tuotearvosteluista (tuotearvosteluiden jättäminen on mahdollista myös nimimerkillä, jolloin nimimerkki tallentuu asiakastilille)
- Tuotteita koskeva toivelistasi
- Tieto siitä, oletko vahvistanut, milloin asiakastilisi on luotu, milloin viimeisin sisäänkirjautuminen asiakastilille on tapahtunut ja onko käyttäjätilisi lukittu
- Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
- Kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet
Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi verkkoapteekista.
5. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta apteekki voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa, lääkemyyntiä tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamiseksi.
- Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidemmän säilytysajan riippumatta siitä, onko aineistossa mukana henkilötietoja vai ei
- Lääkelaki ja Fimean määräykset edellyttävät lääkemyynti- ja toimitustietojen pidempiaikaista säilyttämistä.
- Kuluttajakauppaa koskevat vastuut (esim. takuu) saattaa edellyttää pidempää säilytysaikaa
Apteekki säilyttää kaikkia asiakas- ja ostotietoja enintään 24 kuukauden ajan ostotapahtumasta, ellei apteekilla ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja.
Tilauksesi reseptilääkerivejä säilytetään verkkokaupassa yksi (1) viikko tilauksesi loppuun viennistä eteenpäin, mutta apteekin reseptipäiväkirjassa tiedot säilyvät pidempään.
Muut tilausrivit säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista.
Tietoa Suomi.fi-palvelun kautta tehdystä kirjautumisesta tai tunnistautumisesta säilytetään viisi (5) vuotta.
Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida järjestelmistä, ellei tietojen käsittely perustu lakiin, jossa määritellään tarkemmin tietojen säilyttämisestä.
6. Kuka käsittelee henkilötietoja
Asiakastietoihin on pääsy vain apteekin työntekijöillä, jotka työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat tietoja. Työntekijämme näkevät asiakastietoja vain siltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti. Tietojen käyttöä valvotaan.
Käytämme luotettaviksi arvioituja sopimuskumppaneita, jolloin tietoja voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kumppanien kanssa on sopimuksin huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse, jonka lisäksi saamme reseptilääkkeen oston yhteydessä tietoja yhteistyökumppaneiltamme esimerkiksi Kelalta (lääkekorvaus ja toimeentulotuen maksusitoumustiedot sekä sähköisten reseptien tiedot) ja VRK:lta (vahvan sähköisen tunnistautumisen tiedot).
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Verkkokaupan asiakasrekisterin tietoja siirretään tai luovutetaan toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleville palveluntarjoajille, esimerkiksi verkkokaupan tilauksen toimittamiseksi siirretään tietoja tilaukset kuljettavalle logistiikkakumppanille kuten Postille tai Matkahuollolle.
Verkkokaupan asiakkaan tietoja välitetään mm. seuraaville kolmansille osapuolille:
- Reseptillä toimitettavien lääkkeiden tiedot tallennetaan apteekin lääkemääräysrekisteriin.
- Reseptillä toimitettavien sähköisten reseptien toimitustiedot sekä apteekissa sähköiseen muotoon Reseptikeskukseen lainsäädännössä tallennettavaksi määritetyt puhelin- ja paperiset lääkemääräykset tallennetaan Kelan ylläpitämään Reseptikeskukseen
- Kelan korvaamista lääkeostoista toimitustiedot hintoineen ja korvauslaskelmineen luovutetaan Kelalle lääkekorvaustietojen ylläpitämistä varten
- Toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettavien lääkkeiden toimitustiedot Kelalle tai sosiaalitoimelle
- Vakuutusyhtiöiden maksamien lääkkeiden toimitustiedot vakuutusyhtiöille.
- Tallennamme suostumukseen perustuen Kanta-asiakkaiden tiedot apteekin kanta-asiakasrekisteriin.
- Analytiikka- ja tilastointikumppaneille.
- Sähköpostimarkkinointikumppaneille.
- SMS-kumppanille, kun tekstiviestien lähetys on sallittu.
- Kuljetusliikkeelle, jos valittu toimitustapa on kuljetus noutopisteeseen, lähimpään postiin tai perille asti
- Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa
- Laskuoperaattorille
- Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Asiakkaana sinulla on oikeus:
- Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
- Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
- Peruuttaa antamasi suostumus osittain tai kokonaan
- Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Verkkoapteekin kautta rekisteröitynyt Kanta-asiakas voi muokata omia tietojaan verkkoapteekkitunnuksiensa avulla.
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kohdissa 1 ja 2 mainittuihin henkilöihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus.
Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.
12. Evästekäytännöt
Voimme kerätä ja käyttää palveluiden käyttäjien käyttäytymistietoja. Käyttäjän tietokonetta ja muuta päätelaitetta koskevia tietoja voidaan kerätä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tiedosto, joka tallentuu käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet ja muut vastaavat tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja. Niitä ei voida käyttää virusten levittämiseen eivätkä ne mahdollista käyttäjän kovalevyllä olevien tietojen tutkimista.
Keräämme automaattisesti tietoja siitä, miten palvelun käyttäjä käyttää Apteekin sivustoja (esim. vierailun kesto ja ajoittuminen sekä minkä hakulauseiden ja -sanojen sekä hakukoneen kautta vierailu on linkitetty), millä sivustoilla ja sivustojen alueilla käyttäjä käy sekä käyttäjän tietokonetta tai mobiililaitetta koskevia teknisiä tietoja (mukaan lukien IP-osoite, laitteen ID-tunnus, fyysinen sijainti, selain, operaattori ja käyttöjärjestelmätyyppi sekä niihin liittyvät URL-osoitteet).
Voimme hyödyntää muilta kuin omilta internet-sivustoiltamme kerättyä käyttäytymistietoa. Käytämme Google Analytics –mainontaominaisuuksia (uudelleenmarkkinointi, Google Display –verkoston näyttökertaraportointi, Google Analyticsin kohderyhmätietojen ja aihepiirien raportointi).
Mikäli käyttäjä ei halua, että kohdistamme mainontaa tai sisältöä internet-käyttäytymisen perusteella, käyttäjä voi estää tämän kieltämällä haluamansa evästeet selaimensa asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta käyttäjästä muodostuu profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta, vaan nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin.
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.
